La Inspección de Trabajo puede aparecer sin avisar
Es el primer punto que conviene tener claro: la visita de un inspector de trabajo puede producirse en cualquier momento, sin previo aviso y durante el horario habitual de la actividad. Así lo establece el artículo 13 de la Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo, que atribuye a los inspectores la facultad de entrada libre. No hace falta una denuncia previa — la Inspección puede actuar por campaña sectorial, por cruce de datos con la Seguridad Social o la AEAT, o simplemente porque el negocio está en un sector en el punto de mira ese año.
La Inspección de Trabajo dispone hoy de herramientas tecnológicas que permiten detectar automáticamente múltiples incumplimientos mediante el cruce masivo de datos procedentes de la Tesorería General de la Seguridad Social, la Agencia Tributaria, el SEPE y otros organismos públicos. Muchas empresas reciben una visita de inspección sin haber hecho nada especialmente grave, simplemente porque un dato no cuadra entre lo que declaran a Hacienda y lo que comunican a la Seguridad Social.
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Lo que más vigila la Inspección en 2026
El Plan de Actuación de la Inspección de Trabajo fija cada año las prioridades. En 2026, las inspecciones laborales se centran en varios aspectos: contratación, Seguridad Social, prevención de riesgos laborales, trabajo en remoto, igualdad y gestión del tiempo de trabajo. Los focos concretos más activos este año son:
- Registro de jornada: la Inspección en 2026 tiende a no conceder plazos de subsanación en materia de registro de jornada y procede directamente a la apertura del acta de infracción. Un registro en papel o manipulable es rechazado sistemáticamente.
- Trabajadores no dados de alta: la Inspección intensifica los controles para verificar que no haya trabajadores que no están dados de alta en la Seguridad Social.
- Falsos autónomos: colaboradores externos que en la práctica trabajan como empleados. Es el frente más activo tras la doctrina del Tribunal Supremo sobre Glovo y otras plataformas.
- Contratos temporales mal clasificados: tras la reforma laboral de 2022, el uso de contratos de obra o eventuales donde corresponde un indefinido es infracción grave.
- Prevención de riesgos laborales: especialmente en trabajos en altura, donde la atención está puesta en las caídas encubiertas.
Los siete errores más frecuentes que acaban en sanción
1. No tener el registro de jornada en regla
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas, sin excepción, a registrar la jornada diaria de cada trabajador. Muchas pymes adoptaron teletrabajo sin adaptar sus sistemas de control, pero la obligación de registro afecta también al trabajo remoto. El registro debe ser fiable, objetivo e inalterable. Un Excel que se puede modificar a posteriori no cumple el requisito.
2. Alta en la Seguridad Social después de que empieza el trabajo
El alta debe comunicarse antes de que el trabajador comience a prestar servicios, no el mismo día ni al día siguiente. Dar de alta a una persona trabajadora después de iniciar la actividad es uno de los errores que pueden acarrear sanciones importantes y recargos retroactivos.
3. Contratos sin actualizar o sin las cláusulas obligatorias
La Inspección verifica que los contratos incluyan las cláusulas obligatorias, como la compensación de gastos en teletrabajo o el derecho a la desconexión digital, y que estén formalizados por escrito. Son frecuentes los errores de forma y de fondo, especialmente si no se actualiza la documentación cuando cambian las condiciones del trabajo.
4. Plan de prevención de riesgos laborales desactualizado o inexistente
Cualquier empresa con trabajadores tiene la obligación de tener un plan de prevención de riesgos laborales. No es suficiente con tenerlo redactado hace años — debe estar actualizado y reflejar las condiciones reales del trabajo. Las evaluaciones de riesgo, los registros de formación y las fichas de entrega de EPIs deben estar disponibles en el momento de la inspección.
5. Bases de cotización inferiores a las retribuciones reales
Declarar bases de cotización inferiores a las retribuciones efectivas es uno de los errores más invisibles y más peligrosos. La empresa puede tener gestoría, pero la responsabilidad sigue siendo suya. Cuando hay incoherencias, Hacienda y la Seguridad Social cruzan datos.
6. Obstruir o no colaborar con el inspector
No es obligatorio tenerlo todo disponible en el acto — si la inspección no puede concluirse porque falta documentación, el proceso puede continuar mediante un requerimiento formal. Sin embargo, la ausencia injustificada a una comparecencia previamente acordada con el inspector sí puede considerarse obstrucción, con las sanciones que ello conlleva.
7. Incorrecta aplicación del convenio colectivo
Aplicar el convenio equivocado, no actualizar los salarios según el convenio vigente o ignorar las condiciones específicas del sector son infracciones frecuentes que la Inspección detecta fácilmente cruzando nóminas con tablas salariales publicadas.
Las sanciones económicas que pueden derivarse
Las infracciones en materia laboral se clasifican en leves, graves y muy graves. Las más habituales en pymes son las graves, que en 2026 tienen estas horquillas:
- Infracciones graves (registro de jornada, contratos, cotización incorrecta): entre 751 y 7.500 euros por infracción.
- Infracciones muy graves (trabajadores no dados de alta, obstrucción a la inspección): entre 7.501 y 225.018 euros.
- Recargos en prestaciones: si un trabajador sufre un accidente laboral y la empresa no tenía en regla la prevención de riesgos, el recargo sobre las prestaciones de la Seguridad Social puede ser del 30% al 50% de la base reguladora, de forma indefinida.
Las sanciones por trabajadores no dados de alta pueden oscilar entre los 3.750 euros por una infracción grave y los 12.001 euros en los casos más graves, como cuando existe compatibilidad indebida con prestaciones por desempleo.
Qué documentación hay que tener siempre a punto
Estar preparado de antemano es la mejor estrategia. Se recomienda mantener siempre en orden los contratos actualizados para todos los trabajadores en activo, el registro de jornada diario, y la documentación de prevención de riesgos al día: evaluaciones, formaciones impartidas y registros de entrega de EPIs.
Más allá de esa documentación básica, conviene tener también disponibles:
- Los últimos recibos de nómina y los TC1/TC2 de los últimos meses.
- Los contratos de los colaboradores externos o autónomos habituales.
- El calendario laboral y el cuadrante de turnos vigente.
- Las actas de formación en prevención de riesgos firmadas por cada trabajador.
- El plan de igualdad si la empresa tiene 50 o más trabajadores.
- El protocolo de acoso laboral y sexual, obligatorio desde 2022 para cualquier empresa con trabajadores.
Cómo actuar si el inspector llega sin avisar
La situación genera tensión, pero hay un protocolo claro que conviene conocer de antemano:
- Identificar al inspector: tiene obligación de acreditar su identidad y cargo. Pedir la acreditación es un derecho, no una descortesía.
- Avisar al asesor laboral de inmediato: aunque el inspector no tiene que esperar a que llegue el asesor para iniciar la visita, es importante que el asesor esté informado desde el primer momento.
- No aportar documentación que no se ha pedido: responder a lo que se pregunta, sin voluntarismo. La documentación adicional puede abrir frentes innecesarios.
- Anotar todo lo que se pide y se entrega: llevar un registro de qué documentación ha solicitado el inspector y qué se le ha facilitado.
- No firmar el acta de infracción sin leerla: la firma no implica conformidad con los hechos, pero conviene leer el contenido antes de firmar y hacer constar cualquier discrepancia.