Qué es Verifactu y por qué existe
Verifactu es el nuevo sistema de facturación electrónica impulsado por la Agencia Tributaria en el marco de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, desarrollado técnicamente mediante el Real Decreto 1007/2023. Su objetivo es acabar con la llamada "contabilidad B" o "caja B": el uso de programas que permiten borrar o modificar facturas sin dejar rastro.
El principio es sencillo: cada factura emitida mediante un software compatible con Verifactu genera un registro digital único, firmado electrónicamente y encadenado con el anterior. Ese registro no puede modificarse ni eliminarse sin que quede constancia. La Agencia Tributaria puede verificarlo en cualquier momento, con o sin inspección formal.
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El calendario real: ojo con la confusión de fechas
Hay mucha información desactualizada circulando sobre Verifactu. Las fechas originales se aplazaron a finales de 2025 y conviene tenerlas claras:
- Sociedades y empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades: obligatorio desde el 1 de enero de 2027.
- Autónomos y resto de empresas: obligatorio desde el 1 de julio de 2027.
El plazo original para autónomos era el 1 de julio de 2026, pero el Gobierno aprobó un año adicional de margen en diciembre de 2025 al comprobar que miles de negocios aún no estaban preparados. Ese año extra no significa que haya que esperar hasta el último momento — significa que hay tiempo para hacer el cambio bien, sin prisas.
A quién afecta y a quién no
Verifactu afecta a cualquier autónomo o empresa que utilice un programa informático para emitir facturas, independientemente del sector o el volumen de facturación. No importa si se factura poco o mucho: si se usa un software, ese software debe cumplir la normativa.
Hay excepciones relevantes:
- Autónomos en módulos (estimación objetiva) que facturan exclusivamente a consumidores finales y no usan software de facturación: en principio no están obligados.
- Contribuyentes ya inscritos en el SII (Suministro Inmediato de Información): ya cumplen obligaciones equivalentes y quedan fuera del ámbito de Verifactu.
- Negocios en País Vasco y Navarra: ya operan con TicketBAI, un sistema equivalente propio de los territorios forales.
- Quienes usan Word, Excel o PDF editable para facturar: si no se procesa la información para generar libros de IVA, IRPF o contabilidad automáticamente, el reglamento no les afecta. Sin embargo, la tendencia es hacia la digitalización total, y depender de hojas de cálculo para facturar tiene los días contados.
Qué cambia en la práctica
Para el día a día de un autónomo o pyme, el cambio principal está en el software de facturación, no en la forma de trabajar. Un programa compatible con Verifactu deberá:
- Asignar a cada factura un registro único con firma electrónica y huella digital (hash).
- Encadenar ese registro con el de la factura anterior, creando una secuencia inalterable.
- Incluir en cada factura un código QR que permite verificarla en la sede electrónica de la AEAT.
- Bloquear cualquier modificación o eliminación posterior sin dejar constancia.
Dentro de Verifactu hay dos modalidades de funcionamiento:
- Modalidad Verifactu (envío automático): cada factura se envía a la AEAT en el momento de su emisión. Es la opción más simple porque el propio software gestiona la comunicación con Hacienda.
- Modalidad No Verifactu (almacenamiento seguro): los registros no se envían automáticamente, pero se almacenan de forma inalterable y están disponibles de forma inmediata si Hacienda los solicita. Requiere más gestión manual en caso de requerimiento.
La mayoría de los programas de facturación del mercado ya han lanzado o están lanzando actualizaciones compatibles. Si se usa un software de pago habitual — Sage, Holded, Contasol, Wolters Kluwer, Quipu u otros — lo más probable es que ya haya llegado o esté por llegar una actualización que incluya la compatibilidad con Verifactu. Conviene comprobarlo directamente con el proveedor.
Las sanciones por incumplimiento
El régimen sancionador es uno de los más severos de la normativa fiscal reciente. Usar un software de facturación que no cumpla los requisitos técnicos de Verifactu puede suponer:
- Multa de hasta 50.000 euros por ejercicio en que se haya utilizado un sistema no homologado.
- Posible invalidez de las facturas emitidas, con las consecuencias que eso tiene para la deducción del IVA y la justificación de gastos.
- Mayor probabilidad de inspección fiscal al detectar incoherencias entre los datos de Hacienda y los propios.
Es importante matizar que la sanción recae principalmente sobre el desarrollador del software en caso de que el programa no cumpla los requisitos técnicos. Pero el autónomo o empresa también puede ser sancionado si utiliza conscientemente un sistema no homologado o si manipula los registros. En la práctica, la línea de responsabilidad importa menos que el resultado: usar software no compatible es un riesgo que no vale la pena asumir.
Qué hay que hacer ahora mismo
Con el plazo definitivo en julio de 2027 para autónomos y enero de 2027 para sociedades, queda margen. Pero hay tres pasos que conviene dar ya:
- Comprobar el software actual: preguntar al proveedor si el programa es compatible con Verifactu o cuándo lo será. La mayoría tiene comunicaciones al respecto. Si el proveedor no sabe responder, es una señal de alerta.
- No esperar a última hora: la experiencia de otros cambios normativos (SII, factura electrónica en administraciones públicas) muestra que los proveedores de software reciben una avalancha de solicitudes en los últimos meses. Quien se adapte antes tendrá más tiempo para probar el sistema y corregir errores sin presión.
- Separar facturación profesional de personal: si se usa el mismo dispositivo o programa para cosas personales y profesionales, es buen momento para ordenar eso antes de que todo quede registrado con más detalle.
Verifactu y factura electrónica: no son lo mismo
Es frecuente confundir Verifactu con la obligación de factura electrónica entre empresas de la Ley Crea y Crece. Son dos normativas distintas con calendarios distintos:
- Verifactu regula cómo debe funcionar el software internamente — integridad, trazabilidad, inalterabilidad. Afecta a toda facturación, tanto a empresas como a particulares.
- Factura electrónica (Ley Crea y Crece) obliga a enviar la factura en formato estructurado al cliente cuando este es una empresa o profesional (B2B). El reglamento definitivo está pendiente de publicación, y los plazos para autónomos y pymes apuntan a 2028.
Son compatibles y complementarias, pero no sustituyen una a la otra. Un autónomo puede cumplir con Verifactu sin emitir todavía factura electrónica, y viceversa.